Na pokrytí nákladů na bydlení, na základě zkušeností z předchozích let, se určují zálohy na bydlení pro následující rok. Z těchto záloh se platí za služby dodavatelům služeb. Po skončení kalendářního roku (je zažitý kalendářní rok, může být i jiné období) se obvykle provádí porovnání záloh a nákladů, které byly spotřebovány (dodávka vody, tepla, odvoz odpadů, a jiné). Na přesný výpočet, kolik který uživatel spotřeboval a porovnání s tím, jaké zálohy a platby uživatel měl, slouží ROČNÍ VYÚČTOVÁNÍ.

Podklady, ze kterých je možné vypočítat skutečné náklady na jednotlivé prostory, porovnat je s předpisy záloh a určit, zda uživatel platil přesně, jsou:

– náklady a spotřeba od dodavatelů (GJ, m³, Kč,…), 
– údaje o prostoru (plocha, poschodí,…), 
– údaje uživatelů bydlících v prostoru (počet, od kdy do kdy bydlí, změny během roku), 
– předpis záloh, 
– skutečné platby.

Pro rozpočítání nákladů z objektu (VČS) nebo vchodu na uživatele má každý uživatel kromě základních nákladových položek i doplňkové položky, podle kterých se rozpočítává (např. metry krychlové, plocha..). Náklady za vchod či VČS za dané období by se měly rovnat součtu nákladů za uživatele v daném vchodu nebo VČS za dané období (rozdíl může vzniknout ze zaokrouhlování po dělení). Vzniklý rozdíl ze zaokrouhlení se může rozpočítat v aktuálním nebo budoucím období resp. se účtuje jako haléřové vyrovnání.

Na to, aby bylo možné správně a včas provést vyúčtování, je potřeba, aby příslušní zaměstnanci správně a včas vyplnili údaje, za které jsou zodpovědní. Tato část poskytuje více způsobů výpočtů. Vhodný způsob výpočtu volí odpovědný zaměstnanec podle smlouvy uzavřené mezi správcem objektu a majitelem nebo majiteli prostor, podle přijatých zásad, podle požadavků samosprávy nebo podle jiného způsobu zažitého u správce objektů. Je možné dělat pro každý objekt (VČS) jiné vyúčtování nebo pro několik objektů (VČS) stejné.

Hlavní část evidence ročního vyúčtování se věnuje položkám potřebným k určení skutečné výše nákladů na bydlení, rozpočítání nákladů, evidence osoboměsíců, kontrole vyúčtování a zasílání přeplatků.

Provázanost údajů s jinými záložkami

Údaje se přebírají ze záložek 
PASPORT – údaje o prostorách, vchodech, objektech (VČS) (plochy, počet prostor ve vchodě, v objektu, od kdy do kdy je objekt ve správě, apod.). 
UŽIVATELÉ – údaje o uživatelích, pro které je potřeba dělat vyúčtování (variabilní symbol, datum přistěhování a odstěhování, apod.).
EVIDENCE PLATEB – přebírá předpis zapsaný u jednotlivých uživatelů, stav konta uživatelů, apod. Zároveň odevzdává informaci o rozdílu nákladů a předpisů, stav konta po vyúčtování. 
PŘEDPIS – přebírají se položky předpisu na propojení s položkami vyúčtování, počet osoboměsíců, apod. 
ÚČETNICTVÍ – umožňuje import nákladů, podle konkrétních účtů účetní osnovy, zároveň do účetnictví účtuje celkové náklady, které se rozpočítaly na uživatele. 
ANALÝZA – importu nákladů energií např.: spotřeby vody nebo tepla, přebírá se nastavení, podle kterého se mají rozpočítat náklady apod.
MĚŘIČE, POMĚROVÉ MĚŘIČE, MĚŘIČE 2 – odtud se importují spotřeby vody v jednotlivých prostorách. 
POMĚROVÉ MĚŘIČE – odtud se importuje spotřeba tepla v jednotlivých prostorách. Z důvodu možnosti importu údajů z/do různých částí Domusu je možná provázanost i s jinými moduly.

Postup práce

V Ročním vyúčtování doporučujeme následující postup práce:

1. Definice základních pojmů
2. Evidence číselníků nákladů
3. Rozpočítání nákladů
4. Kontrola nákladů a jejich rozpočítání
5. Tisk vyúčtování pro jednotlivé uživatele
6. Zápis vyúčtování do evidence plateb
7. Odeslání vyúčtování uživatelům
8. Generování přeplatků a nedoplatků
9. Zaúčtování vyúčtování
10. Evidence oprav vyúčtování