Vedení evidence nájemníků, vlastníků, domů a nebytových prostor

• Evidence nájemníků, vlastníků, bytových a nebytových prostor je prováděna v písemné a elektronické podobě.
• V písemné podobě evidujeme nájemní smlouvy, evidenční listy, dohody o provedení stavebních úprav v bytě, žádosti, pasporty domů a bytů apod. V současné době je využívána především kartotéková forma.
• K elektronické podobě evidence naše společnost využívá informační systém Domus, který pokrývá veškeré činnosti spojené se správou bytových a nebytových prostorů. Elektronickou formou je evidována veškerá písemná evidence, ale i ostatní data jako např. kontaktní údaje nájemníků, evidence plateb, předpisy nájemného, odečty měřidel apod.

Základní pojmy – evidence

• Evidenční list – formulář, který je nedílnou součástí nájemní smlouvy. Obsahuje základní údaje o uživateli bytu (jméno, adresu, spolubydlící), základní údaje o dispozici bytu a konstrukčních prvcích a položky předpisu. Při jakékoli změně uvedených údajů je nájemci odeslán nový evidenční list (vlastníkovi – rozpis plateb).
• Pasport domu – formulář, ve kterém jsou zaznamenány veškeré technické informace o domu a jeho konstrukčních prvcích v závislosti na čase (historie).
• Pasport prostoru – formulář, ve kterém jsou zaznamenány veškeré technické informace o bytovém či nebytovém prostoru a jeho konstrukčních prvcích v závislosti na čase (historie).

Vedení pasportů domů, bytových a nebytových prostor

• Vedením pasportů domů, bytových a nebytových prostor se rozumí soubor podkladů, které zejména stanovují jejich vlastnosti, stav a hodnotu. Mezi základní údaje pasportu patří veškeré dostupné informace o zařizovacích předmětech a konstrukčních prvcích. Součástí této evidence je také vedení technické a provozní dokumentace, mezi kterou patří především revize (kontroly) vyhrazených zařízení, periodické prohlídky domů, bytových a nebytových prostor a zpracovávání plánu oprav, resp. návrhů na opravy či investice.
• V současné době tyto údaje evidujeme nejen v písemné, ale také v elektronické podobě (IS Domus [›]).

Základní pojmy – pasporty

• Konstrukční prvky – zařízení a zařizovací předměty domů, bytových a nebytových prostor.
• Zařizovací předměty – vybavení bytu, které má vliv na výši předpisů.

Smluvní zajištění dodávek služeb a energií

• Smluvním zajištěním dodávek energií a služeb se rozumí zajištění služeb a energií nezbytných pro provoz objektu, mezi které patří například dodávka tepla, teplé užitkové vody, odečty dat z měřidel, provoz a údržba výtahu, zajišťování oprav, protipožární zabezpečení objektu, úklid objektu, deratizace, desinfekce, desinsekce objektu apod.
• Smluvní zajištění dodávek služeb je zajišťováno pro vlastníky objektu, městské bytové a nebytové prostory, a to na základě mandátních smluv, smluv o dílo, zákonem nebo vyhláškou.
• Pro potřeby ročního vyúčtování služeb jsou prováděny odečty měřidel na studenou a teplou vodu a teplo.
• Protipožární zabezpečení objektu – zabezpečení objektu v souladu s platnými právními předpisy týkajícími se této problematiky.
• Provoz a údržba výtahů – zajištění bezpečného provozu výtahů v souladu s platnými právními předpisy.
• Dodávka tepla a teplé užitkové vody – viz Provoz tepelného hospodářství.
• Zajišťování oprav – viz Provoz údržby.

Základní pojmy – dodávky služeb

• Odečty dat z měřidel – odečet hodnot, které slouží jako podklad pro roční vyúčtování služeb.

Předpis nájemného a záloh na služby

• Předpis nájemného a záloh na služby je stanovení výše měsíčního nájemného a záloh na služby jednotlivým nájemníkům a vlastníkům za užívání bytových a nebytových prostor.
• Nájemníkům městských bytových a nebytových prostor je stanovena výše nájmu dle platných právních předpisů. Výše záloh na služby spojené s užíváním bytu se stanovuje podle požadavku nájemníka (formulář pro změny zde) nebo na základě ročního vyúčtování služeb.
• Vlastníkům bytových a nebytových prostor je stanovena výše předpisu v závislosti na výši příspěvku na správu domu a pozemku objektu, odměně správci a zálohách za služby spojené s užíváním bytu.

Základní pojmy – předpisy

• Příspěvek na správu domu a pozemku objektu (dříve Fond oprav) – soubor finančních prostředků vyhrazených k údržbě společných částí objektu a činnosti SVJ.
• Odměna správci – platba, kterou hradí vlastník bytu správci za správu objektu.
• Zálohy spojené s užíváním bytu – např. zálohy na studenou vodu, teplo, elektrickou energii do společných prostor, měřiče tepla, výtahy, zařizovací předměty apod.
• SIPO – Soustředěné inkaso plateb obyvatelstva.

Vedení evidence a kontrola plateb, vyúčtování zálohových plateb

• Evidencí plateb se rozumí souhrn veškerých informací o platbách spojených s užíváním bytových a nebytových prostor. Nájemníci objektů ve vlastnictví města hradí platby prostřednictvím SIPO. Vlastníci objektu hradí platby spojené s užíváním bytových a nebytových prostor bezhotovostním převodem na účet SVJ nebo přímo na přepážce bankovního ústavu.
• Kontrola plateb je porovnání předpisů plateb s platbami zaplacenými. Platby neuhrazené přes SIPO je možné hradit přímo na pokladně MTBS nebo převodem z bankovního účtu.
• Není-li platba (u nájemníků) uhrazena do konce měsíce, je nájemníkovi zaslána upomínka.
• Vyúčtování zálohových plateb se provádí 1x ročně a řídí se „Pravidly o poskytování a rozúčtování plnění nezbytných při užívání bytových a nebytových jednotek“. Vyúčtování služeb se provádí z předpisů záloh do 30. 4. následujícího roku. Finanční vyrovnání vyplývající z ročního vyúčtování se provádí do 31. 7. následujícího roku formou složenky nebo platební formou, kterou vlastník nebo nájemce výslovně vyžaduje. V případě, že je na roční vyúčtování podána oprávněná reklamace (musí být podána písemně), termín finančního vyrovnání se posouvá na 31. 8. následujícího roku.